Bir çok işletmede, kurumda, oluşumda vb. en çok karıştırılan üç tanımdır görev, sorumluluk ve yetki. Çoğunlukla, insanlar bu üç tanımı birbirinden ayıramazlar. Bu nedenle işleyiş sekteye uğrar. Hem yöneticilerin, hemde çalışanların; üstleri, kendileri ve astlarının görevlerini, sorumluluklarını ve yetkilerini net olarak bilmeleri ve bu tanımlar çerçevesinde çalışmaları, çatışmaları önler ve düzeni sağlar. Dolayısı ile iş ve işçi performansında gözle görülür bir artış sağlanır.
Bir işletmede en büyük problemlerin başında bu terimlerin doğru anlaşılamaması yatar.
Görevlerin, sorumlulukların ve yetkilerin doğru şekilde ifade edilmesi, iş emrinin doğru çalışana verilmesini, iş emrini alan çalışanın da işi, doğru zamanda ve doğru şekilde yapmasını sağlar.
Peki, nedir görev, sorumluluk ve yetki?
- Görev; bir kimseye veya kurula verilen özel amaçlı iş, misyondur.
- Sorumluluk; tarifi yapılan görevin, yerine getirilebilmesi için uyulması gereken zorunluluklardır.
- Yetki, sorumlulukları yerine getirebilmek için karar verme ve iş yaptırma hakkıdır.
Bu maddelerden biri veya birkaçının tanımının yapılmaması durumunda (yada yapılsa dahi, uyulmaması durumunda) kuruluşta kaos yaşanmaya başlar.
Senaryolar;
1. Görev, sorumluluk ve yetki tanımlanmaz: Kara düzen olarak da adlandırılır ki, ülkemizde bir çok işletmenin içerisinde bulunduğu durumdur. Özellikle büyümeye çalışan işletmeler, bu tanımların gerekliliğini çok geç anlarlar. Patron, her çalışanı ve her yapılan işi bizzat denetler. Her işi, herkese söyler. Çok fazla efor sarf eder ve çok az iş gerçeklenir. Patron çok çalışır, işçi çok çalışır, müşteri çok şikayet eder ve ortaya çıkan iş azdır.
2. Görev tanımları yapılır, sorumluluk ve yetki net olarak ortaya konmaz: Yapılacak iş bellidir. İşin hangi parçasını kimin yapacağı konusunda çatışmalar ve fikir ayrılıkları vardır. Birinci madde ile aynı sonucu doğurur. Herkes çok fazla efor sarf etmiş, fakat iş ya olması gerekenden çok daha uzun sürmüş, yada hiç bitirilememiştir. Hem yöneticileri, hemde çalışanları karamsarlığa sürükler. Patron çok fazla para verdiği halde kimsenin işini hakkıyla yapmadığından yakınırken, çalışan bu kadar emeğine karşılık hakkını alamamaktan yakınır.
3. Görevler ve sorumluluklar tanımlanmış, yetkiler tanımlanmamıştır: Herkesin ne yapacağı, nasıl yapacağı bellidir, fakat karar ve eylem sürekli gecikir. Çoğunlukla yönetici sürekli işin bitmemesinden, çalışan hazır olduğundan, fakat eksiklerin giderilmemesinden şikayet eder. Sorumluluğun sahibi eylemde kararsızdır. Sürekli, bir üst makamın onayını bekler. Bütün karar mekanizması doğrudan en üst yöneticiye bağlıdır ki bu genellikle işletmenin sahibi veya en büyük ortağıdır. En küçük eylem için bile kendisine gelinmesi patronu yorar ve işi geciktirir. Sonuç birinci ve ikinci maddelerdeki ile aynıdır. Bunun yanında işletmeyi hantallaştırır, çalışanın zaten bu işin süresinin bu olduğuna inanmasına sebep olur.
4. Görev belli, sorumluluk tanımlanmamış, yetki tam: İşte herkesin hayalindeki iş. İşletme içerisinde bir dere beylik kurulmasına, işletmenin amacından sapmasına yada çalışan üzerinde gereksiz baskı oluşmasına yol açar. Yada görev hiç yerine getirilmez. Yetkilerini kullanmaya alışmış yönetici sorumlu tutulamadığı için görevlerini yerine getiremez. Uzun vadede işletmenin batmasına sebep olur. Bu tip personel genelde aşağıdaki özelliklerden bir veya birkaçına sahiptir;
- Patron (yada en büyük ortak)
- Nispeten küçük fakat etkili ortak
- Patronun veya ortaklardan birinin akrabası
- İşi bilen ve alternatifi olmayan teknik veya idari personel
Aslında bu tür sorunlar genelde çok küçük işletmelerde çok fazla sorun çıkarmaz. İşletme büyümeye başladığında ise bir kabusa dönüşür.
Peki, bu tanımlar nasıl yapılmalıdır? Basit bir örnekle, fazla detaya girmeden açıklayalım.
Bir işletmede, işletmeye ait makam araçlarının bakım ve idaresinden sorumlu bir alt yönetici olsun. Bu durumda sırasıyla görev sorumluluk ve yetkiler aşağıdaki gibi yazılabilir.
Not: Buradaki tanımlar konunun anlaşılması için yazılmıştır. Gerçekle bire bir örtüşmeyebilir.
Görev :
- Araçların günlük temizliğinin yaptırılması.
- Araçların su, yağ, yakıt, lastik ve lastik havalarının günlük, haftalık ve aylık takibi ve bu konulardaki eksiklerin giderilmesi.
- Araçların bakım periyotlarının ve araç muayene zamanlarının takibi.
- Bakım zamanı dolan veya araç muayene zamanı gelen araçların bakım ve muayenelerinin yaptırılması
- ...
Sorumluluklar :
- Araç temizliğini düzenli olarak takip etmek.
- Yetki ve yeterliliğini aşan durumlarda bir üst makamı haberdar etmek.
- Araçların yetkisiz ve kural dışı kullanımını engelleyecek tedbirleri almak, gerekirse bu konuda üst makamlardan yardım almak.
- Kullanılan araçlar konusunda görevlerini yapmasını sağlayacak bilgi, broşür ve eğitimleri belirlemek ve uygun şartlarda bu materyal ve eğitimleri talep etmek.
- ...
Yetkiler :
- Bakım ve/veya muayene zamanı gelen aracı görevden çekerek, yerine geçici bir araç tahsis etmek.
- Bakım ve/veya muayene zamanı gelen aracı sevk etmek için uygun şoförü seçmek ve görevlendirmek.
- Bakım zamanı gelmese dahi arıza şüphesi olan aracı görevden çekerek yerine geçici araç tahsis etmek.
- Uygunsuz araç kullanan şoförü görevden alarak, delilleri ile birlikte bir üst amire rapor etmek.
- ...
Yukarıdaki örnek daha da geliştirilebilir. Ben araç bakımından fazla anlamadığım için ancak bu kadar uydura bildim.
Asıl önemli olan şu iki noktaya dikkat etmektir.
- Ortada bir iş varsa bu işin ne olduğu, nasıl yapılacağı, yaparken nelerden nasıl faydalanılabileceği ve kim tarafından yapılacağı net olarak tarif edilmelidir.
- Bu tariflerin, göreve atanan kişi, bu kişiye iş emrini verecek yönetici ve varsa görevli personelin astları tarafından iyice öğrenilmesi ve tariflere uygun olarak hareket edilmesi sağlanmalıdır.
Görevleri, işleri, eylemleri, ihlalleri doğru tespit edip bir kurala bağlamak işinizi ve işletmenizi geliştirir. Fakat, bu kuralları koyarken mümkün olduğunca uyulabilir olmasına dikkat etmelisiniz. Uygulanamayacak kurallarda ısrar etmek, kısa sürede bu kuralların ihlal edilmesine ve bağlı olarak başka kural ihlallerinin mazur görülmesine, hatta hak olarak algılanmasına sebep olabilir.
Eğer, bir kural, uygulanamayacak kadar zor veya engelleyici ise, bu kuralı koymak yerine, iş akışınızı veya organizasyon yapınızı güncellemeniz daha akıllıca olur.
İyi çalışmalar.
